De wet bepaalt niets voor de wijze waarop en wanneer de servicekosten bij bedrijfsruimte afgerekend worden. Het komt dus aan op wat partijen daarover bij het aangaan van de huurovereenkomst hebben afgesproken. Veelal maakt de verhuurder gebruik van het ROZ-model uit 2003 (of 2015).

In de algemene bepalingen van 2003 voor kantoor- en winkelruimte staat over de afrekening van de servicekosten het volgende (artikel 16.4):

Verhuurder verstrekt huurder over elk jaar een rubrieksgewijs overzicht van de kosten van de leveringen en diensten, met vermelding van de wijze van berekening daarvan en van, voor zover van toepassing, het aandeel van huurder in die kosten.

Deze bepaling bevat geen termijn voor het versturen van de afrekening. Dit kan tot discussie leiden als de huurder de afrekening alsnog wil ontvangen. Deze bepaling roept de volgende vragen op: 
 

1. Vanaf wanneer kan de huurder verlangen van de verhuurder dat hij de afrekening stuurt?
2. Kan de verhuurder na verloop van tijd met succes stellen dat hij de afrekening niet meer hoeft te sturen?

De eerste vraag beantwoorden we in twee stappen. Eerst moet vastgesteld worden dat de verhuurder de verplichting om een afrekening te sturen wel moet nakomen. Als hij die verplichting niet nakomt, kan de huurder bij de kantonrechter vorderen dat de verhuurder die verplichting alsnog nakomt.

De tweede stap is het vaststellen wanneer de verhuurder de afrekening had moeten sturen. Als we dat weten, weten we ook tot wanneer de huurder kan vorderen dat hij die afrekening alsnog krijgt. Nu aan de verplichting om de afrekening te sturen geen termijn is verbonden, bepaalt de wet dat die verplichting terstond opeisbaar is. Dit betekent: de huurder kan direct verlangen dat hij de afrekening krijgt. Er zijn wel twee beperkingen. Zo bepaalt de bepaling dat wel sprake moet zijn van een afrekening over een heel jaar. Tussentijds een afrekening verlangen kan dus niet. Ook moet de verhuurder na het verstrijken van het jaar nog wel de tijd krijgen om de afrekening op te stellen en te verzenden. Hoe lang de verhuurder daar over mag doen, is ook nergens bepaald. Het komt daarmee aan op de vraag wat een redelijke termijn is. Wij vinden een termijn van minimaal zes maanden redelijk. Dan heeft de verhuurder namelijk de tijd om bij verschillende partijen de benodigde informatie te verzamelen, de afrekening op te stellen en deze aan haar huurders te verzenden. Zes maanden is ook een logische termijn, omdat die termijn voor woonruimte in de wet staat.

Voorbeeld
De verhuurder rekent servicekosten door per kalenderjaar. De afrekening voor 2021 moet dus vanaf 1 januari 2022 opgesteld gaan worden. De redelijke termijn van zes maanden houdt in dat uiterlijk 1 juli 2022 de afrekening over 2021 aan de huurder verzonden moet zijn. Vanaf 2 juli 2022 kan de huurder dan nakoming vorderen als hij dan nog geen afrekening heeft ontvangen.

Als de verhuurder geen afrekening stuurt en de huurder daar na lange tijd pas weer over begint, kan de verhuurder mogelijk een beroep doen op verjaring. Dit betekent dat de verhuurder kan zeggen dat hij geen afrekening meer hoeft te sturen. De verplichting om dat te doen, is dan verjaard. De verjaringstermijn is vijf jaar. Als aanhouden dat een termijn van zes maanden voor het opstellen van de afrekening redelijk is en de huurder de afrekening dus 1 juli 2022 ontvangen moet hebben, kan de huurder dus vijf jaar lang nog vorderen dat die afrekening wordt verzonden aan hem. Daarna kan dat niet meer gevorderd worden.  

Het niet opnemen van een termijn brengt dus onzekerheid over wanneer de afrekening ontvangen moet zijn en tot wanneer de huurder daar nog aanspraak op kan maken. Dat het niet noemen van een termijn ook niet heel wenselijk was, is ook ROZ opgevallen. In 2015 wordt de oude bepaling namelijk vervangen door onderstaande bepaling die alle onzekerheden moet wegnemen: 

Na afloop van het servicekostenjaar verstrekt Verhuurder aan Huurder binnen 12 maanden na afloop van het jaar over elk jaar een rubrieksgewijs overzicht van de kosten van de levering van zaken en diensten, met vermelding van de wijze van berekening daarvan en van, voor zover van toepassing, het aandeel van Huurder in die kosten op zodanige wijze dat Huurder de toerekening van de kosten zelfstandig kan vaststellen. Uitgangspunt is dat Verhuurder het rubrieksgewijs overzicht binnen 12 maanden na afloop van het jaar verstrekt. Indien Verhuurder niet in staat is dit overzicht tijdig te verstrekken zal Verhuurder dit met redenen omkleed aan Huurder meedelen. De wettelijke verjaringstermijn vangt aan na afloop van het jaar waarop de servicekosten betrekking hebben.

Opvallend is dat de verjaringstermijn dus al gaat lopen op de eerste dag na afloop van het jaar terwijl de verhuurder dan nog 12 maanden de tijd heeft om een overzicht te krijgen. De huurder kan daarna ook pas bij de kantonrechter nakoming vorderen. De ROZ-bepaling uit 2015 werkt dus als volgt:

Voorbeeld
De verhuurder rekent servicekosten af over het jaar 2021. Vanaf 1 januari 2022 heeft de verhuurder twaalf maanden de tijd om de afrekening te versturen. De huurder kan pas vanaf 1 januari 2023 nakoming vorderen als hij die afrekening nog niet heeft ontvangen. De verjaringstermijn loopt echter wel al vanaf 1 januari 2022. De huurder heeft dus maar tot 1 januari 2027 de tijd om die vordering bij de kantonrechter in te stellen.

Het maakt dus voor de afrekening van de servicekosten veel uit of de huurovereenkomst gebaseerd is op het ROZ-model uit 2003 of 2015. Heeft u een vraag over de afrekening van de servicekosten voor bedrijfsruimte (kantoor- of winkelruimte) dan helpen wij u graag.

Cursus huurrecht bedrijfsruimte
Als u na het lezen van deze blog u verder wilt verdiepen in het huurrecht voor bedrijfsruimte dan kunt u daar bij ons een cursus voor volgen. Tijdens de cursus leert de deelnemer op één dag aan de hand praktijkvoorbeelden het huurrecht voor bedrijfsruimte. Dit verschilt in grote mate van het huurrecht voor woonruimte. Bent u nieuwsgierig naar deze cursus dan kunt u met ons contact opnemen (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 088 45 20 200). De cursus kan bij ons op kantoor, digitaal of in company verzorgd worden.