Om aan te sluiten bij de ontwikkelingen in het digitale tijdperk, maken wij sinds kort gebruik van aangetekend e-mailen. Omdat dit een relatief nieuwe manier van communiceren is, leggen wij in deze blog uit wat aangetekend e-mailen inhoudt en wat de juridische status ervan is.
Een aangetekende e-mail is qua inhoud niet anders dan een gewone e-mail. Het verschil is dat je, net als bij een aangetekende brief, kunt bewijzen dat de beoogde ontvanger de e-mail heeft ontvangen. Dit werkt als volgt. Nadat wij de aangetekende e-mail hebben verzonden, gaat de e-mail eerst naar een server van het bedrijf dat aangetekend e-mailen faciliteert. Vervolgens wordt de e-mail aangeboden aan de mailserver van de ontvanger en krijgt de ontvanger een e-mail waarin staat dat hem een aangetekende e-mail wordt aangeboden. In dit bericht wordt hem ook gevraagd of hij de aangetekende e-mail wil ophalen. Het is vervolgens aan de ontvanger om te bepalen of hij de aangetekende e-mail wel of niet ophaalt (en of hij dus de inhoud van de e-mail te zien krijgt). Alle stappen die worden doorlopen, komen met het bijbehorende tijdstip terecht in een overzicht dat wij kunnen opvragen bij de aanbieder van aangetekend e-mailen.
Het enkele feit dat de e-mail vanaf de server van (het bedrijf) “aangetekend mailen” wordt aangeboden aan de mailserver van de beoogde ontvanger, maakt dat de verzender kan bewijzen dat de e-mail is ontvangen. Ook als de ontvanger de aangetekende e-mail vervolgens niet ophaalt.
Op 26 juli 2017 heeft de rechtbank Noord-Holland uitspraak gedaan in een zaak waarin onder meer de vraag aan bod kwam of iemand die een aangetekende e-mail heeft verzonden kan bewijzen dat de andere partij deze e-mail heeft ontvangen. In deze zaak moesten de kopers bewijzen dat de verkopers uiterlijk op 22 juni 2015 een bericht van hen hadden ontvangen (het ging over de verkoop van een vakantiehuisje). De kopers hadden een ontbindingsverklaring per aangetekende e-mail verstuurd.
De rechtbank vond dat de verkopers konden bewijzen dat de aangetekende e-mail de verkopers op tijd had bereikt. Uit het overzicht met de verschillende stappen (zoals eerder in deze blog beschreven) bleek namelijk dat het bericht op 22 juni 2015 was aangeboden aan de mailserver van de verkopers. Dat de verkopers deze e-mail niet hadden opgehaald, maakt niet uit, zo oordeelde de rechtbank. De rechter vergeleek het aanbieden van een aangetekende e-mail met het aanbieden van een aangetekende brief. Ook als een aangetekende brief niet wordt aangenomen of opgehaald, wordt doorgaans aangenomen dat de verzender van de brief kan bewijzen dat de brief de ontvanger heeft bereikt. De rechter gaf de kopers daarom gelijk en oordeelde dat de koopovereenkomst rechtsgeldig was ontbonden.
